就職活動でメールを使用するときの注意

今時の就職活動においてはメールの使用は必須スキルとなります。
メールがビジネス向けに使用されるようになったのはここ20年くらいの間のことですので、文書に比べてビジネス利用のためのノウハウがはっきり確立しているわけではありません。

しかしながらメールというのは郵送と異なり連絡したい内容が瞬時で相手に届くという即時性が一番の特徴になるので、あまりマナーやルールにこだわっていると本来の良さを生かすことができなくなってしまいます。

そこで文書よりも若干緩く、かつ短時間で必要な伝達ができるようにするというビジネスメール独特のルールというものができるようになりました。

基本的には堅苦しいルールがないのがビジネスメールではあるのですが、それでも会社関係の取引先との連絡をしていく上でどうしても守らないといけない部分は存在します。

友人や家族相手のメールと同じような感覚で送信してしまっては大きくイメージを損ねてしまうので、少なくとも最低ラインとなるマナーは理解しておくようにしましょう。

最近では複数のメールアカウントを簡単に作ることができるサービスも多く提供されていますので、できることなら他のメールと区別するために就活専門のメールアドレスを作ってください。

表題をつけるときのポイント

メールを使用するときに難しいのが、あまりにも砕けたものの言い方をしてしまうことで相手を苛立たせてしまうことがあるということです。
特に注意したいのが「件名」と「署名」で、書き方によってはかなり印象を悪くしてしまうことになります。

「件名」を書くときにまず大切なのが、勝手に内容を変更しないということです。
就活関係の問い合わせにメールを使用する場合には、入力フォームを立ち上げたと同時に件名が自動的に入るようになっているのが一般的です。
そうした場合には自分で勝手に件名を変更せず、そのまま送信をするようにしましょう。

「署名」はできるだけつけるようにしておいた方が複数の問い合わせに使用するときに便利です。
内容としては指名、学校名・学部名、連絡先電話番号、メールアドレスといったことで十分です。
複数の就活生を相手にしているであろう人事担当者にとって、そのメールが誰から来たかということを早くに把握することができるということに意味があります。

絵文字は厳禁、返信は早めに

採用担当者がついつい苛立つ問い合わせメールとして「口調がくだけすぎている」「いつまでも返答がない」ということが挙げられます。

「口調」の例としては、文章内に絵文字や顔文字を多用していたり、ネットスラングを使用していたりするということが挙げられます。
送る側にとっては親近感をアピールするつもりでもビジネスや就活の場としては不適当です。