企業宛の封書を正しく作成するために

就職活動をしていると、時々「担当者宛てに選考に必要な書類を送付してください」というような募集要項を見かけます。
新卒の場合には一括で締め切りがもうけられ、その日までに送付がきちんとされていることが最初の採用条件になってくるということもよくあります。

電話応対と比べて直接担当者やその企業の人と接するわけではない郵送はそれほど難易度が高くない就職活動のように思われますが、意外にルールの周知徹底がされておらず場合によっては相手方に失礼な内容で送ってしまっている就活生も見られます。

郵便物の準備はメールやLineでの通知が主流となった現在では子供の時期に経験する機会が乏しく、そもそものルールがよくわかっていないという人もいるようです。

冗談のようですが新卒で入社した社員に重要書類を郵送するように依頼したところ、切手を貼らずに出すような基本的なミスをしていたというような事例も聞かれているので、思い込みだけで行動するのではなく確実に相手に届く方法で作成をすることが大切です。

ここだけは守っておきたい郵便物のルール

郵便物を作成するときにまず守りたいのが表面の書式です。
就職活動用の書類を送る場合にはおそらくA4サイズの書類が入る封筒を使用することと思いますが、このとききちんと郵便番号を埋め、縦書きで送り先の住所と会社名、担当者を記載していきます。

よく洋風封筒のように横書きで住所や宛名を書く人がいますが、就職活動のように会社宛てに送付するときには本来の書式以外の記載をするのはマナー違反です。
横書きは所定の封筒が最初から横使いになっている場合にのみ使用できるルールなので、A4封筒のように縦書きが基本となるものでは使用を控えるようにしましょう。

住所は封筒の右側、宛名となる会社名と担当部署名は中央にやや大きめに記載します。
このとき担当者の指名がはっきりしているならばその人宛てに送ってもよいのですが、もし「人事部」や「採用担当係」といった組織名が宛名として指定されている場合は末尾に「様」ではなく「御中」という言葉をつけるようにします。

あまり気にしすぎることはないのですが、最初から送付用の封筒が配布されている場合には宛先が組織名になっている時には「行」という文字がついています。
その時には「行」を横線で消して「御中」と書きなおしておくと親切です。

自分で封筒を作成するときには、赤文字で「応募書類在中」といった文字を書くように指定されることもよくあります。
これは受け取った方が何のための書類であるかの判別をしやすくするための指定なので、きちんと募集要項に書かれている文字をそのまま色を変えて書くようにします。