添え状(送付状)の書き方

「添え状」をつけてワンランク上の就活を

就職活動をするときにはかなり頻繁に書類の郵送をしていくことになりますが、そこでワンランク上を目指してつけることをおすすめされるのが「添え状(送付状)」です。
私達が普段インターネットで通信販売を利用した時にも、注文した内容を一覧にした書類や購入したことに対してのお礼を述べる書面がついていることがあります。

こうした本来的にはなくてもよいのですが、それがあることで相手方に対してちょっとしたアピールをすることができるのが「添え状」です。

就職活動においては応募条件として「履歴書」「職務経歴書」「エントリーシート」といった複数の書類を指定して期限内に送付するように指示している企業が多くあります。

複数の書類を送付するときにはきちんと指定されたものが内封されているかを確認してから送ることになりますので、そこで間違いなく指定されている書類を送っているということを示す役割をするのも添え状です。

送付書類の中に添え状がないからといってそれでマイナスポイントになるということはないのですが、一言をつけた添え状があることで他の就活生とは違うのだということをアピールするきっかけになりますので、細かいポイントを稼ぐためにもぜひやっておいてもらいたいです。

添え状を作成するならビジネス文書を参考に

添え状を作成するときに注意しておきたいのが、きちんとビジネス文書の基本に則った内容にするということです。
ビジネス文書というのは一定のテンプレートが存在しており、書き出しや日付の記載方法、記載内容にはルールが存在しています。

最も簡単なのがインターネットで公開されている「ビジネス文書」としての「添え状」のテンプレートをダウンロードをする方法で、その中にある企業名や個人名を忘れずに訂正してから添付するようにしましょう。

ビジネス文書で記載される内容としては、日付、宛名の他に自分の名前、住所、電話番号を冒頭とします。
そこに簡単な季節の挨拶文をつけ、その後に今回送付をする書類の種類を箇条書きにしていきます。

特に文章的には気の利いたことをつける必要はなく、内容を完結に伝えることができていれば十分です。
この書式をしっかり理解しているということだけでも「ワープロを使用して作成することができる」「ビジネス文書の基本を理解している」「ちょっとした気遣いができる」という3点をアピールすることができるからです。

なおこの添え状は履歴書のように手書きで作成する必要は全くなく、Wordなどの一般的なワープロソフトを使用してキレイに出力されていればマナー違反となることはありません。

添え状を作成するときには他の送付書類と大きさを合わせて、できるだけ書類を折ったり曲げたりすることなしに送れるようにしてください。